Komunikacja wewnętrzna w firmie – narzędzia, znaczenie, wartość dla organizacji

  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

Nie oszukujmy się – istnieją firmy, które nie słyszały o komunikacji wewnętrznej, a tworzenie strategii czy wdrażanie odpowiednich narzędzi to dla nich zupełna nowość. Rozbudowana i starannie planowana komunikacja wewnętrzna jest domeną dużych przedsiębiorstw. Nie znaczy to jednak, że mały lub średni biznes nie może podpatrzyć poszczególnych rozwiązań i ich wykorzystać. Firmy o dużej liczbie pracowników potrzebują dobrze działającego zespołu odpowiedzialnego za ten obszar chociażby po to, żeby wśród pracowników nie rozchodziły się fałszywe wiadomości prowadzące do chaosu. Podczas gdy większość wie, za co odpowiada PR, pilnowanie właściwego obiegu informacji wśród pracowników często pozostaje w cieniu.

Intranet – Facebook dla firmy? 

Jednym z podstawowych narzędzi komunikacji wewnętrznej jest portal dostępny dla pracowników (i tylko dla nich), czyli intranet. To narzędzie zdecydowanie dla większego biznesu, ponieważ wymaga kosztów zarówno samo postawienie strony, jak i odpowiednie zintegrowanie jej z innymi systemami zarządzanymi np. przez działy IT i HR. Prześledzenie ewolucji firmowych intranetów jest naprawdę ciekawe. Proste serwisy, które miały służyć jedynie wymianie najważniejszych informacji, coraz częściej zaczynają przypominać rozbudowane portale społecznościowe tworzone z uwzględnieniem wygody użytkowników i ich potrzeb, także tych socjalnych. Dobrze zaprojektowany intranet da pracownikowi dostęp do bazy wiedzy, kontaktów oraz zarządzania danymi związanymi z zatrudnieniem (urlopy, nieobecności, świadczenia itp.).

Czy ktoś to w ogóle czyta? Słowo o e-mailach 

Wiadomości wysyłane do wszystkich pracowników organizacji lub ich części to zazwyczaj najważniejszy sposób przekazywania komunikatów. W końcu większość posiada firmową skrzynkę, a intranet nierzadko odwiedza tylko określona grupa użytkowników. Nie oznacza to jednak, że można pójść na łatwiznę przy tworzeniu treści. Osoba, która codziennie odbiera dziesiątki wiadomości może mieć nawyk natychmiastowego kasowania wszystkich niepotrzebnych, do których niestety często zaliczają się te skierowane do całej organizacji. Wysyłanie długiego bloku tekstu opatrzonego nieciekawym tytułem nie jest dobrym rozwiązaniem, jeśli chcemy mieć pewność, że większa część adresatów zapozna się z zawartością. E-maile są ważnym elementem komunikacji wewnętrznej, ponieważ korzystają z nich nie tylko duże przedsiębiorstwa. To najprostszy sposób dotarcia do pracownika również w małej lub średniej firmie.

social-1206610_1280

 

Zaproś mnie na spotkanie

Kiedy dzieje się coś naprawdę ważnego lub wymagającego interakcji, w firmie można zorganizować spotkanie. To forma komunikacji, której nie powinno się nadużywać, więc lepiej korzystać z niej tylko przy specjalnych okazjach. W końcu spotkania odbywają się w trakcie pracy, a każdy ma swoje obowiązki i priorytety. Jeśli będzie ich zbyt dużo, ludzie po prostu przestaną się na nich pojawiać. W takim razie kiedy je organizować? Na pewno wtedy, kiedy chcemy dać pracownikom okazję do zadania pytań najważniejszym osobom w firmie, z zaznaczeniem, że w przypadku trudnych tematów i napiętej sytuacji może to nie być najlepszy pomysł. W końcu dyrektorom zarządzającym zależy na zachowaniu wizerunku, więc do odpowiedzi na wszystkie niełatwe pytania muszą być przygotowani perfekcyjnie. Co odciąga ludzi od biurka i sprawia, że pojawiają się na nieobowiązkowym spotkaniu? Ciekawy temat oraz… jedzenie. Zapowiedziany catering znacznie podwyższa frekwencję.

Newslettery – porcja wiedzy miła dla oka

Jeżeli firma posiada rozbudowane działy albo też to, co się w niej dzieje można podzielić na kilka obszarów, dobrze jest przemyśleć regularne wysyłanie newsletterów. Dział HR może chcieć podzielić się najważniejszymi nowinkami z zakresu prawa pracy, PR powiedzieć coś o działaniach związanych z budowaniem wizerunku, a dział marketingu pochwalić się przeprowadzonymi badaniami rynku i nowym outdoorem. Istotne jest, aby nie przymuszać ludzi do otrzymywania konkretnego newslettera, tylko dać im swobodę w wyborze list mailingowych, do których się dopiszą. Same newslettery przygotowywać można z wykorzystaniem przyciągających oko szablonów lub infografik. Jeśli chcemy, żeby ktokolwiek się z nimi zapoznał, powinny być nie tylko ciekawe, lecz także atrakcyjne wizualnie. Oprócz propozycji całkowicie elektronicznych, można pomyśleć także o wersji papierowej, szczególnie jeśli część pracowników działa w terenie i nie ma dostępu do skrzynki mailowej. Takie biuletyny nie muszą być rozsyłane co miesiąc, wystarczy kwartalnik lub nawet półrocznik.

Wewnętrzny employer branding

Komunikacja wewnętrzna może również posłużyć jako narzędzie employer brandingu, które zamiast na zewnątrz, jest skierowane do zatrudnionych już pracowników. W tym przypadku nie chodzi o pozyskiwanie nowych osób, ale  utrzymanie najlepszych specjalistów pracujących w firmie (aczkolwiek prawdą jest, że zadowolony pracownik może polecić rekrutację w przedsiębiorstwie innym). Warto dać im odczuć, że są docenieni. Publikowanie najlepszych wyników może być miłą niespodzianką, jednak nie warto tego robić na zasadzie kary i porównania lepszych i gorszych, ponieważ osiągniemy przeciwny efekt. Dobrym pomysłem jest promowanie pozazawodowych osiągnięć pracowników, takich jak udział w wolontariacie, osiągnięcia sportowe lub artystyczne, czy niecodzienne pasje. Zainteresowany poczuje się doceniony, a może nawet zmotywowany do skupienia innych wokół ciekawej idei.

meeting-1019875_1280

Tworząc strategię komunikacji wewnętrznej, musimy pomyśleć o tych samych elementach, które analizuje się przy wysyłaniu informacji na zewnątrz. Kim są odbiorcy? Jakim językiem należy do nich mówić? Co chcę przekazać, jaki osiągnąć efekt i w jaki sposób go zmierzyć? Odpowiedzi na te pytania pomogą w przygotowaniu spójnego planu. Osoby zajmujące się komunikacją wewnętrzną powinny pozostawać w bliskim kontakcie z działami public relations i marketingu oraz zadbać o właściwy przepływ informacji. Warto pamiętać o spójności komunikatów wysyłanych na zewnątrz i do wewnątrz organizacji. Powinny być zgodne z misją i wartościami przedsiębiorstwa.

(Visited 611 times, 1 visits today)
Katarzyna Cicha, TurboTłumaczenia
Katarzyna Cicha, TurboTłumaczenia